Page 18 - ตำราการบรรยายสรุปทางทหาร ชั้นนายร้อย
P. 18
ห้ามท าลาย ด้วยหมึกสีแดง ส่วนหนังสือที่เก็บโดยมีก าหนดเวลาให้ประทับตราค าว่า เก็บถึง พ.ศ. ......
ด้วยหมึกสีน้ าเงิน และลงเลขของปีพุทธศักราชที่ให้เก็บถึง ต่อจากนั้นให้ลงทะเบียนหนังสือเก็บไว้เป็นหลักฐาน
ตามอนุผนวก ๓ แบบทะเบียนหนังสือเก็บ ของผนวก ฉ ท้ายระเบียบ
๒๖.๒.๓.๑ ล าดับที่ ให้ลงเลขล าดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ
๒๖.๒.๓.๒ วันเก็บ ให้ลง วัน เดือน ปี ที่น าหนังสือนั้น
เข้าทะเบียน
๒๖.๒.๓.๓ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือ
แต่ละฉบับ
๒๖.๒.๓.๔ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
๒๖.๒.๓.๕ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่
ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ
๒๖.๒.๓.๖ รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขล าดับหมู่ของการจัด
แฟ้มเก็บหนังสือ
๒๖.๒.๓.๗ ก าหนดเวลาเก็บ ให้ลงระยะเวลาการเก็บตามที่
ก าหนดในตราก าหนดเก็บหนังสือ
๒๖.๒.๓.๘ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
๒๖.๓ การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จ
เรียบร้อยแล้ว แต่จ าเป็นจะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจ าไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของ
ส่วนราชการตามข้อ ๒๖.๒ ให้เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศ โดยแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ขึ้นรับผิดชอบก็ได้
เมื่อหมดความจ าเป็นที่จะต้องใช้ในการตรวจสอบแล้ว ให้จัดส่งหนังสือนั้นไปยังหน่วยเก็บของส่วนราชการ
โดยให้ถือปฏิบัติตามข้อ ๒๖.๒ โดยอนุโลม
ข้อ ๒๗ อายุการเก็บหนังสือ โดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๑๐ ปี เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้
๒๗.๑ หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบว่าด้วย
การรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ
๒๗.๒ หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี ส านวนของศาลหรือของพนักงาน
สอบสวน หรือหนังสืออื่นใดที่ได้มีกฎหมาย หรือระเบียบแบบแผนก าหนดไว้เป็นพิเศษแล้ว การเก็บ
ให้เป็นไปตามกฎหมายและระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนั้น
๒๗.๓ หนังสือที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ทุกสาขาวิชา และมีคุณค่าต่อการศึกษา
ค้นคว้า วิจัย ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานส าคัญทางประวัติศาสตร์ของชาติตลอดไป หรือตามที่ส านักหอจดหมาย
เหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ก าหนด
๒๗.๔ หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่ส าเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้
จากที่อื่นให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๕ ปี
๒๗.๕ หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความส าคัญ และเป็นเรื่องที่เกิดขึ้น
เป็นประจ าเมื่อด าเนินการแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๑ ปี
