Page 12 - ตำราการบรรยายสรุปทางทหาร ชั้นนายร้อย
P. 12
ข้อ ๒๒ การรับรองความถูกต้อง ในภาคผนวกประกอบหนังสือ ทั้งตัวจริงและคู่ฉบับให้ใช้
ดังนี้
๒๒.๑ ใช้ค าว่า “ ตรวจถูกต้อง ” ในกรณีรับรองเอกสารทั่วไป โดยให้เจ้าหน้าที่
ที่เป็นข้าราชการชั้นสัญญาบัตรเป็นผู้ลงลายมือชื่อรับรองความถูกต้อง พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มไว้ในวงเล็บใต้ลายมือ
ชื่อและลงต าแหน่งใต้วงเล็บชื่อด้วย รวมทั้ง ลงวัน เดือน ปี ที่รับรอง ก าหนดให้พิมพ์ไว้ด้านขวาของกระดาษ
๒๒.๒ ใช้ค าว่า “ ขอรับรองว่าถูกต้อง ” ในกรณีรับรองเอกสารที่มีความส าคัญ
เป็นการเฉพาะ โดยหัวหน้าส่วนราชการเป็นผู้ลงลายมือชื่อรับรองความถูกต้อง พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มไว้ใน
วงเล็บใต้ลายมือชื่อ และลงต าแหน่งใต้วงเล็บชื่อด้วย รวมทั้ง ลงวัน เดือน ปี ที่รับรอง ก าหนดให้พิมพ์ไว้
ด้านขวาของกระดาษ
หมวด ๒
การรับ และ ส่งหนังสือ
ข้อ ๒๓ หนังสือรับ คือ หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอกให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงาน
สารบรรณกลางปฏิบัติตามที่ก าหนดไว้ในส่วนนี้
การรับหนังสือที่มีชั้นความลับ ในชั้นลับหรือลับมาก ด้วยระบบสารบรรณ
อิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ใช้งานหรือผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึงเอกสารลับแต่ละระดับเป็นผู้รับ
ผ่านระบบการรักษาความปลอดภัย โดยให้เป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ
๒๓.๑ จัดล าดับความส าคัญ และความเร่งด่วนของหนังสือเพื่อด าเนินการก่อนหลัง
และให้ผู้เปิดซองตรวจเอกสาร หากไม่ถูกต้องให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ
เพื่อด าเนินการให้ถูกต้อง หรือบันทึกข้อบกพร่องไว้เป็นหลักฐานแล้วจึงด าเนินการเรื่องนั้นต่อไป
๒๓.๒ การประทับตรารับหนังสือ หน่วยแรกที่รับหนังสือให้เจ้าหน้าที่
รับ - ส่งประทับตรารับหนังสือที่มุมบนด้านขวาของหน้าแรกของหนังสือที่เปิดผนึกแล้ว ส าหรับหน่วย
ต่อ ๆ ไป เมื่อรับหนังสือฉบับเดียวกันนั้น หากจะต้องประทับตรารับหนังสือให้ประทับที่ด้านหลังของ
หน้าแรกซึ่งว่างอยู่นั้น โดยเริ่มประทับตราจากมุมบนด้านซ้ายเรียงเป็นแถวไปทางขวาในแนวบรรทัดเดียวกัน
แถวละ ๓ ตรา ตามล าดับหน่วย หากแถวเดียวไม่พอ ให้เริ่มต้นใหม่เป็นแถวที่ ๒, ๓ ถัดลงมาตามล าดับ
ในลักษณะเดียวกัน โดยเว้นระยะต่อระหว่างแถวประมาณ ๒.๕ เซนติเมตร ถ้าด้านหลังของหน้าแรกไม่ว่าง
ให้หน่วยต่อ ๆ ไปประทับตรารับหนังสือที่ด้านหลังของหน้าที่ว่างถัดไปตามล าดับ
หนังสือราชการที่ไม่พึงเปิดเผย ให้หน่วยแรกประทับตรารับไว้ที่มุมบนด้านขวาของ
หน้าซอง หน่วยต่อ ๆ ไปประทับที่ด้านหลังซองโดยปฏิบัติเช่นเดียวกับวรรคแรก และให้ประทับที่
ตัวเรื่องโดยปฏิบัติเช่นเดียวกับที่กล่าวมาแล้ว กรณีที่เปลี่ยนซองใหม่ให้แนบซองเดิมไว้กับซองที่เปลี่ยนใหม่ และ
ซองที่เปลี่ยนใหม่คงประทับตรารับด้านหลังตามล าดับ ส าหรับเอกสารที่ไม่พึงเปิดเผยให้ประทับด้วยหมึกสีแดง
